Автоматизация
портовых закупок и
работы с RFQ для PortContact

О проекте

Клиент: PortContact

Отрасль: морские перевозки и портовые услуги

Тип решения: международная B2B-платформа для автоматизации закупок

Пользователи: судовладельцы, судовые менеджеры и поставщики портовых услуг

География: Европа, Азия, Ближний Восток, Африка, Северная и Южная Америка

Сайт проекта: portcontact.com

Задача

Потребность в ремонте, оборудовании или снабжении судна часто возникает уже во время рейса. При этом у судна есть определенная дата захода в порт и ограниченное время стоянки.
Судовому менеджеру необходимо быстро найти поставщиков, которые работают в нужном порту, разослать запрос, получить уточнения и коммерческие предложения, сравнить условия и выбрать исполнителя.

До автоматизации значительная часть процесса проходила через разрозненные письма и ручную работу:

• поиск поставщиков по порту и специализации;


• рассылка одного RFQ нескольким компаниям;


• контроль ответов и повторные обращения;


• обработка вопросов от поставщиков;


• сбор цен, сроков и условий;


• обмен техническими документами;


• контроль этапов каждого запроса.

Дополнительным ограничением была конфиденциальность. До выбора исполнителя заказчику требовалось скрывать название судна и прямые контакты от поставщиков.

Решение

WINFOX разработала веб-платформу, которая объединяет поиск поставщиков, работу с RFQ, почтовую коммуникацию и сбор коммерческих предложений в одном цифровом процессе.

Судовой менеджер указывает порт, дату захода судна и описание необходимых товаров или услуг. Система подбирает поставщиков по географии, специализации и уровню доступа, после чего направляет им запрос.

Ответы поставщиков автоматически связываются с соответствующим RFQ. Вопросы, документы и коммерческие предложения поступают заказчику через платформу и не теряются в общей почтовой переписке.

Как работает закупочный процесс

1. Создание запроса

Заказчик указывает:

• порт захода;


• дату прибытия;


• категорию товара или услуги;


• описание задачи;


• данные судна;


• необходимые документы.


Запрос можно передать через сайт, электронную почту или личный кабинет.

2. Подбор поставщиков

Платформа определяет компании, которые:

• работают в нужном порту или регионе;


• оказывают требуемые услуги;


• соответствуют заданному уровню поставщика;


• могут выполнить работу в нужные сроки.



Для разных RFQ можно устанавливать минимальный уровень поставщика и ограничивать круг получателей.

3. Рассылка RFQ

Система отправляет запрос подходящим поставщикам через собственный почтовый контур.

На первом этапе название судна и прямые контакты заказчика могут оставаться скрытыми. Это исключает обход платформы и защищает коммерческие данные клиента.

4. Работа с ответами

Платформа определяет, к какому RFQ и поставщику относится входящее письмо.

Если поставщик задает вопрос, сообщение передается заказчику. Если поставщик направляет коммерческое предложение, система связывает его с закупочным запросом и сохраняет основные условия предложения.

5. Сбор коммерческих предложений

Поставщик может передать:
цену;

• описание товаров или работ;


• сроки выполнения;


• условия оплаты;


• технические документы;


• дополнительные комментарии.

Вся информация собирается в едином интерфейсе и доступна участникам закупочного процесса.

6. Выбор исполнителя

Заказчик сравнивает полученные предложения и принимает решение.

После выбора поставщика стороны обмениваются прямыми контактами и продолжают взаимодействие вне платформы. PortContact не принимает решение вместо заказчика и не вмешивается в заключение сделки.

Live Buyer Desk для срочных запросов

Не каждую потребность можно сразу оформить в виде RFQ.

Например, во время рейса экипаж обнаруживает неисправность, но еще не знает ее точную причину и необходимый состав работ. Судовой менеджер публикует описание проблемы и указывает порт прибытия.

Подходящие поставщики могут задать уточняющие вопросы, запросить модель оборудования и предложить варианты диагностики или ремонта. После уточнения задачи обращение превращается в полноценный RFQ и направляется поставщикам, участвовавшим в обсуждении.

Так платформа поддерживает не только формальные закупочные процедуры, но и срочные эксплуатационные ситуации.

Личный кабинет поставщика

Для поставщиков разработан отдельный рабочий интерфейс.
В нем доступны:

• новые и активные RFQ;


• запросы судовых менеджеров;


• переписка с заказчиками;


• подготовка коммерческих предложений;


• загрузка технических документов;


• история взаимодействия;


• статусы запросов и предложений;


• список заказчиков, с которыми уже были контакты.

Внутри компании можно разделить роли сотрудников. Один специалист ведет коммуникацию с заказчиками, другой готовит техническое и коммерческое предложение.

Административная система

Владельцы платформы управляют через административную панель:

• базой поставщиков;


• категориями товаров и услуг;


• портами и регионами работы;


• уровнями поставщиков;


• RFQ и ответами участников;


• статусами закупочного процесса;


• почтовыми кампаниями;


• шаблонами сообщений;


• статистикой активности.

Система позволяет добавлять новые категории, статусы и правила распределения запросов по мере развития бизнес-модели.

Масштаб работы

Основная активность приходится на Сингапур. Платформа также обрабатывает запросы для Rotterdam, Piraeus, Valencia, Santos, Balboa, Port Said и других портов.

Сеть поставщиков охватывает основные судоходные регионы Европы, Азии, Ближнего Востока, Африки, Северной и Южной Америки.

По данным, опубликованным PortContact:

более 800

RFQ распределяется ежемесячно

более 4 500

поставщиков охватывает сеть

более 200

активных покупателей с платформой работают

452

поставщика участвовали в течение одной рабочей недели в активных RFQ участвовали